Versie 2026-11 · Opslaan als bestand · Nederlands · Deutsch · English · Français

Privacyverklaring StayTips

Versie 2026-11 · 3 november 2026

Wie wij zijn

StayTips is gevestigd aan Oude Apeldoornseweg 45-067, 7333 NR Apeldoorn, Nederland. KvK 72389443, btw NL002149914B19. Vragen over privacy of een verzoek over uw gegevens kunt u sturen naar info@staytips.nl of per post naar ons adres.

StayTips verzorgt digitale uitstapjesboekjes voor accommodaties. Voor onze eigen klantenadministratie, facturatie, ondersteuning en beveiliging bepalen wij zelf waarom gegevens nodig zijn. Daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van een accommodatie, dan doen wij dat volgens de afspraken met die accommodatie. De accommodatie blijft dan uw aanspreekpunt voor het eigen gebruik van die gegevens en wij helpen bij de behandeling van verzoeken.

Als u beheerder of contactpersoon bent

Bij een aanvraag, bestelling of account verwerken wij uw naam, functie, emailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens, factuurgegevens, de gekozen pakketten en talen en uw bevoegdheden voor accommodaties. Ook verwerken wij correspondentie en de gegevens die u in de beheeromgeving invoert.

Wij gebruiken deze gegevens om een aanvraag te behandelen, de afgesproken dienst te leveren, toegang te regelen, ondersteuning te bieden en betalingen en facturen te administreren. Voor een overeenkomst met u als natuurlijke persoon kan uitvoering van die overeenkomst de grondslag zijn. Voor zakelijke contactpersonen baseren wij noodzakelijk relatiebeheer op ons gerechtvaardigd belang om de zakelijke relatie te onderhouden, met afweging van hun privacy. Voor de wettelijk verplichte administratie is de wettelijke verplichting de grondslag.

Een profielfoto of logo en een zichtbare naam kunnen in het uitstapjesboekje worden getoond als de bevoegde beheerder die daarvoor toevoegt. Plaats alleen beelden en gegevens die u daarvoor mag gebruiken. Een emailadres of telefoonnummer dat u als openbaar accommodatiecontact opgeeft, wordt aan gasten getoond.

Als u gast bent

Voor het bekijken van openbare uitstapjes hoeft u geen gastaccount aan te maken. Bij gebruik van de website worden wel technische gegevens verwerkt, zoals uw IP adres, browsergegevens en de gevraagde pagina's. Die kunnen nodig zijn voor de werking, het verhelpen van fouten en het voorkomen van misbruik.

Voor afgeschermde accommodatiegegevens gebruikt u een gastcode. Na succesvolle invoer onthoudt een beveiligde sessie dat uw browser toegang heeft tot de betreffende accommodatie. Pogingen worden beperkt om misbruik van de gastcode tegen te gaan. De gastcode is geen persoonlijk gastenregister.

De gekozen taal, bewaarde uitstapjes en de registratie dat een gastbericht al is getoond, kunnen in uw browser worden onthouden. Dat voorkomt dat u steeds opnieuw dezelfde keuze hoeft te maken. De werking kan vervallen als u browsergegevens wist of een ander apparaat gebruikt.

StayTips verwerkt voor deze noodzakelijke werking en beveiliging alleen gegevens die daarvoor nodig zijn, op basis van het gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en bruikbaar aan te bieden of, waar toepasselijk, in opdracht van uw accommodatie. Niet noodzakelijke verwerking waarvoor toestemming nodig is, hoort pas na uw toestemming te starten.

Betalen en email

Voor betalingen gebruiken wij Mollie. Daarbij worden de gegevens verwerkt die nodig zijn om een betaling uit te voeren en aan uw bestelling te koppelen. StayTips slaat daarvoor niet uw volledige betaalkaartgegevens op. Mollie legt het eigen gebruik van persoonsgegevens uit in zijn privacyverklaring: https://www.mollie.com/privacy.

Voor correspondentie en uitgaande e-mail gebruiken wij Google Workspace, met info@staytips.nl als contactadres. Google verwerkt daarvoor onder meer afzender, ontvanger, berichtinhoud en bijlagen. De website is hiervoor via een Google-koppeling verbonden; uw eigen Google-wachtwoord wordt niet aan StayTips verstrekt.

Een bestelbericht, factuur of bericht over uw account hoort bij de dienstverlening en is geen inschrijving voor een nieuwsbrief. Commerciële mailings vereisen een toepasselijke grondslag en bevatten een mogelijkheid om u af te melden. Een account of aanvraag geeft niet automatisch toestemming voor alle reclame. Een afmelding voor reclame betekent niet dat noodzakelijke berichten over uw bestelling of account stoppen.

Geautomatiseerde systemen en vertalingen

Voor het vertalen van teksten kan StayTips hulp van Anthropic (Claude) gebruiken. Alleen de geselecteerde vertaaltekst wordt via een zakelijke koppeling aangeboden. Anthropic krijgt hiermee geen rechtstreekse toegang tot de administratie, accounts, facturen of mailbox van uw accommodatie. Er worden op basis hiervan geen besluiten genomen die zelfstandig rechtsgevolgen voor u hebben.

Vóór verzending vervangen wij gegevens die het systeem als accommodatiegegeven of persoonsgegeven kent door tijdelijke aanduidingen. Ook herkenbare e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en links met een toegangssleutel worden afgeschermd. De oorspronkelijke waarden blijven bij StayTips en worden na ontvangst van de vertaling lokaal teruggezet. Vindt de laatste controle nog een herkend gegeven, dan wordt de opdracht tegengehouden. Er is geen terugval waarbij alsnog de onbewerkte tekst wordt verstuurd.

Deze controle herkent niet ieder mogelijk persoonsgegeven. Een onbekende naam of ander gegeven dat u zelf in vrije tekst invoert, kan onopgemerkt blijven en daardoor in de aangeboden tekst terechtkomen. Neem daarom geen namen van gasten, medische informatie of andere persoonlijke of vertrouwelijke bijzonderheden op in teksten die u laat vertalen. Twijfelt u, gebruik dan een tekst zonder die gegevens of een handmatige vertaling. Openbare plaatsnamen en regio's kunnen wel deel uitmaken van een vertaaltekst.

Volledige PDF-bestanden en afbeeldingen worden vanuit StayTips niet aan een externe vertaaldienst aangeboden om ze uit te lezen. Een tekst die lokaal uit een document is gehaald of door u is ingevoerd, kan pas als geselecteerde vertaaltekst worden aangeboden en valt dan onder de hierboven beschreven controle. Controleer de tekst en de vertaling voordat u deze volgens de beschikbare publicatiestappen aan gasten vrijgeeft.

Volgens de voorwaarden van Anthropic worden gegevens uit de zakelijke koppeling standaard niet voor modeltraining gebruikt, tenzij daarvoor apart toestemming is gegeven. Invoer en uitvoer worden normaal binnen 30 dagen verwijderd. Voor het momenteel ingestelde model geldt een bewaartermijn van 30 dagen voor veiligheidsdoeleinden. Bij een wettelijke verplichting of onderzoek naar misbruik kan Anthropic gegevens langer bewaren. Wij doen geen toezegging dat gegevens bij deze aanbieder helemaal niet worden bewaard.

Meer informatie: https://privacy.claude.com/en/articles/7996866-how-long-do-you-store-my-organization-s-data en https://privacy.claude.com/en/articles/7996885-how-do-you-use-personal-data-in-model-training en https://privacy.claude.com/en/articles/15425996-data-retention-practices-for-covered-models.

Andere dienstverleners en externe links

Onze website wordt gehost bij Hostinger op een server in het Verenigd Koninkrijk. Hostinger verwerkt de gegevens die nodig zijn voor hosting, beveiliging en herstel. Voor doorgifte naar het Verenigd Koninkrijk geldt momenteel een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. De hostingbackups zijn gedurende 30 dagen beschikbaar.

Google Workspace verzorgt e-mail, Mollie betalingen en Anthropic de hierboven beschreven hulp bij vertalingen. Afhankelijk van de dienst en ingeschakelde subprocessors kan verwerking ook buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Voor verwerkingen namens ons gelden verwerkersafspraken. Waar een adequaatheidsbesluit niet volstaat of niet van toepassing is, voorzien de toepasselijke verwerkersafspraken in passende waarborgen, waaronder de Europese standaardcontractbepalingen. U kunt via info@staytips.nl informatie vragen over de gebruikte dienstverleners en doorgiftewaarborgen.

De relevante informatie staat onder meer bij Hostinger (https://www.hostinger.com/legal/dpa), Google (https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/) en Anthropic (https://www.anthropic.com/legal/data-processing-addendum).

Een link naar een uitstapjeswebsite, WhatsApp, Google Maps of een andere externe dienst opent die dienst. Daarna gelden ook de privacyregels van die aanbieder. Klikken op een routelink deelt op zichzelf niet automatisch uw actuele locatie vanuit StayTips. Een kaartenapp kan daar zelf toestemming voor vragen.

Lettertypen

De lettertypen op de website worden vanaf de server van StayTips aangeboden. Voor het laden van deze lettertypen is geen verbinding met Google Fonts nodig.

Cookies en opslag op uw apparaat

StayTips gebruikt noodzakelijke cookies en browseropslag voor inloggen, gasttoegang, beveiliging en uw keuzes. Voor deze gegevens plaatsen wij geen reclameprofiel bij uw accommodatie.

De gastcookie st_guest bewaart een beveiligd sessietoken voor toegang tot afgeschermde accommodatiegegevens. De ingestelde geldigheid ligt tussen één en dertig dagen, afhankelijk van de accommodatie. De cookie st_device wordt gebruikt om herhaalde onjuiste toegangspogingen te beperken en heeft een looptijd van één jaar.

Voor een bestelling kan een cookie met een naam die begint met st_ord_ de hervatmogelijkheid voor die bestelling bewaren. De hervatlink en deze toegang verlopen na 30 dagen, gerekend vanaf het aanmaken van de bestelling of, na betaling, vanaf de betaling. Inloggen kan daarna nog toegang geven tot de eigen bestelling en facturen. Voor beheerders zijn daarnaast de gebruikelijke WordPress-inlogcookies en voorkeurcookies nodig.

De gastpagina kan uw taalkeuze, bewaarde uitstapjes en de registratie dat een gastbericht is bekeken in de browser onthouden. Opslag per browsersessie verdwijnt aan het einde van die sessie; lokale browseropslag blijft staan totdat die wordt vervangen of gewist. Een testbericht in de demo wordt alleen tijdelijk op die pagina getoond en niet naar andere gasten verstuurd.

U kunt cookies en lokale opslag wissen via uw browser. U kunt dan opnieuw moeten inloggen, uw gastcode moeten invoeren of voorkeuren opnieuw moeten instellen. Het verlopen of wissen van een cookie betekent niet automatisch dat alle bijbehorende serverregistraties zijn verwijderd.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verkregen, tenzij een wettelijke verplichting of een concrete juridische noodzaak langer bewaren verlangt.

Facturen en de bijbehorende fiscale administratie worden in beginsel zeven jaar bewaard. Voor administratie die onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem valt, geldt een wettelijke bewaarplicht van tien jaar. Als een andere verplichte termijn geldt, volgen wij die termijn.

Gegevens over een lopend abonnement, de daarbij horende toegang en correspondentie bewaren wij zolang dat nodig is om de dienst te leveren en vragen of geschillen af te handelen. Na beëindiging beoordelen wij welke gegevens nog nodig zijn. Facturen en bewijs van de aanvaarde voorwaarden worden daarbij gescheiden behandeld van gastinformatie, foto's en documenten die niet meer nodig zijn.

Tijdelijke sessies, toegangspogingen, achtergrondtaken en verzendregistraties zijn bedoeld voor werking, controle en beveiliging. Wij verwijderen of anonimiseren die via ons beheerproces zodra ze niet meer nodig zijn. Een actieve beveiligingsblokkade of een concreet onderzoek kan aanleiding zijn om de noodzakelijke gegevens langer te bewaren. De automatische opschoning van tijdelijke serverregistraties is op dit moment nog niet ingeschakeld. Het verlopen van een sessie of hervatlink is daarom geen toezegging dat alle achterliggende registraties op datzelfde moment worden gewist. Een verwijderverzoek wordt afzonderlijk beoordeeld en kan handmatig worden uitgevoerd.

De hostingbackups worden 30 dagen bewaard en zijn bedoeld voor herstel na een storing of incident. Verwijdering uit de werkende website betekent daarom niet dat de gegevens direct uit iedere eerdere back-up verdwenen zijn. Die kopieën vallen uit de herstelperiode. Als een oudere back-up wordt teruggezet, moeten eerder uitgevoerde verwijderingen waar nodig opnieuw worden verwerkt. Back-ups worden niet gebruikt als gewone contactendatabase of voor reclame.

Voor de bewaartermijn van invoer en uitvoer bij Anthropic verwijzen wij naar het onderdeel Geautomatiseerde systemen en vertalingen. E-mailcorrespondentie in Google Workspace wordt afzonderlijk beoordeeld op de noodzaak voor contact, ondersteuning, administratie en eventuele wettelijke bewaarplichten.

Uw rechten

U kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en verzoeken om verbetering, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid waar u daarop recht hebt. Ook kunt u bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Gebruiken wij toestemming als grondslag, dan kunt u die intrekken. Intrekken verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Stuur uw verzoek naar info@staytips.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als de wet een verlenging toestaat, informeren wij u daar tijdig over. Zo nodig vragen wij aanvullende informatie om uw identiteit zorgvuldig vast te stellen; stuur niet ongevraagd een volledige kopie van een identiteitsdocument.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij alleen namens uw accommodatie verwerken? Dan stemmen wij de behandeling af met die accommodatie. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde privacytoezichthouder.

Beveiliging en wijzigingen

Wij gebruiken toegangscontrole, afgebakende accountrechten en beveiligde verbindingen. Afgeschermde accommodatiegegevens en facturen horen niet zichtbaar te zijn voor andere accommodaties of gedeeld te worden via een openbare cache. Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen. Meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem via info@staytips.nl.

Bij wijzigingen passen wij deze verklaring aan en vermelden wij de datum van de nieuwe versie. Over belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier.

Privacyverklaring StayTips, versie 2026-11, vastgelegd op 2026-11-03. SHA-256: 92c6024ac1dc78d3c90fb969253abb631ab479b8ace32acba8b765538d217fed